A rotina de uma pequena empresa envolve uma série de tarefas que vão além da atividade principal do negócio. Pagamentos, prestação de contas, organização de despesas e outros controles administrativos ocupam parte relevante do expediente. Para as pequenas e médias empresas (PMEs) brasileiras, esse tempo pode chegar a 21 horas por semana, segundo levantamento da fintech Conta Simples realizado em parceria com a Visa.
O estudo estima que, considerando cerca de 4,5 milhões de PMEs formais, são aproximadamente 97 milhões de horas semanais dedicadas à burocracia financeira. O volume mostra o espaço que processos administrativos ocupam na rotina empresarial e dimensiona o impacto da gestão manual sobre a produtividade.
Digitalização ainda ocorre de forma desigual
A pesquisa também aponta que a adoção de ferramentas digitais não acontece no mesmo ritmo entre as empresas. Entre as micro, pequenas e médias empresas (MPMEs), 39% ainda recorrem a métodos manuais, como cadernos e planilhas pouco estruturadas, para controlar despesas corporativas.
Esse modelo pode aumentar a possibilidade de erros e retrabalho. Quando informações ficam distribuídas em diferentes registros, a organização das despesas e o acompanhamento financeiro podem exigir mais esforço das equipes. Em negócios de menor porte, cada hora dedicada a tarefas operacionais pesa na rotina.
Para Rodrigo Tognini, CEO da Conta Simples, o cenário está relacionado à maneira como parte das empresas estrutura seus processos internos.
“O estudo destacou que 39% das MPMEs ainda utilizam recursos manuais, como cadernos, para gerir suas despesas. Esse processo fragmentado gera retrabalho para a equipe e desperdiça tempo precioso que poderia ser investido em outras demandas”, afirma.
Segundo Tognini, a evolução das ferramentas digitais pode modificar essa dinâmica. “Com novas plataformas, ferramentas e o avanço dos agentes de inteligência artificial, as PMEs tendem a ganhar eficiência e produtividade na gestão da empresa e controle de despesas corporativas. Os agentes de IA podem assumir atividades repetitivas e operacionais, permitindo que profissionais concentrem esforços em análises, planejamento e decisões de maior valor agregado.”
Tecnologia precisa estar ligada à gestão
A dificuldade de administrar processos financeiros não depende apenas da existência de ferramentas. Em muitas pequenas empresas, o empreendedor acumula funções e precisa dividir o tempo entre vendas, compras, atendimento, controle financeiro, contratação e planejamento.
Com tantas responsabilidades concentradas, atividades administrativas podem ficar em segundo plano diante das demandas imediatas da operação. Mesmo procedimentos considerados básicos, como aprovação de despesas, organização do fluxo de caixa e acompanhamento de indicadores financeiros, exigem tempo e método para serem executados.
Por isso, a digitalização pode contribuir para reorganizar tarefas e reduzir atividades repetitivas. Sistemas capazes de centralizar informações e automatizar determinadas etapas permitem que os profissionais tenham mais tempo para acompanhar os dados do negócio e avaliar decisões.
Capacitação acompanha avanço da inteligência artificial
O levantamento também coloca em evidência outro aspecto da transformação da gestão: o acesso ao conhecimento. Para especialistas, a adoção de tecnologia precisa ser acompanhada de capacitação prática, porque pequenos empreendedores lidam com rotinas intensas e nem sempre conseguem participar de formatos tradicionais de formação.
Vanessa Soki, líder de Capacitação do Fundo de Impacto Estímulo, defende que democratizar o conhecimento também depende de adaptar a maneira como os conteúdos são oferecidos. Segundo a especialista, experiências com conteúdos objetivos e relacionados aos desafios cotidianos favorecem o engajamento no dia a dia e ampliam as possibilidades de aplicação prática dos conceitos de gestão.
A inteligência artificial amplia esse movimento ao permitir a automação de atividades financeiras e administrativas. Ferramentas podem ajudar a organizar documentos, acompanhar despesas e apoiar análises, reduzindo a carga de tarefas operacionais.
Ainda assim, o uso de tecnologia não substitui a capacidade de interpretar informações e conduzir a gestão. Planejamento, controle do fluxo de caixa e decisões sobre investimentos continuam exigindo conhecimento sobre o próprio negócio.
Para as PMEs, portanto, produtividade passa pela combinação entre processos organizados, ferramentas digitais e capacitação. Reduzir o tempo consumido pela burocracia pode abrir espaço para que os empreendedores se dediquem mais ao planejamento, ao atendimento e às atividades diretamente relacionadas ao desenvolvimento da empresa.
Fonte: CNN Brasil
Foto: https://www.magnific.com/br/fotos-gratis/trabalhador-de-escritorio-irreconhecivel-usando-calculadora_5633643.htm
