Já é natural da maior parte dos seres humanos detestarem reuniões de trabalho. E não é à toa que isso acontece, já que esses encontros podem se tornar contraproducentes. Além disso, ainda há o fator humano, que inclui preconceitos mentais e emocionais. Portanto, é preciso ficar atento para que isso não vire algo perigoso para a companhia e sua carreira dentro dela.
O que a ciência diz em torno das reuniões de trabalho?
De acordo com uma metanálise de mais de 200 estudos, cientistas da University of Nebraska e da Clemson University descobriram 10 formas comprovadas cientificamente de como pessoas bem-sucedidas conseguiram transformar as reuniões de trabalho em algo mais eficaz: antes, durante e após o evento. A seguir, vamos destrinchar estas 10 formas.
1 – Definir qual a necessidade de marcar uma reunião
Em suma, as reuniões de trabalho devem girar em torno de um assunto específico. Portanto, não ser marcada apenas para mostrar um relatório, atualizar algo ou um catálogo. Elas devem envolver tomadas de decisões substantivas, além da resolução de problemas. Por fim, elas devem fugir de informações e discussões não essenciais. Se for muito importante, elas devem ser abordadas em uma reunião separada.
2 – Convidar as pessoas essenciais
As pessoas bem-sucedidas no mundo corporativo sabem quem devem chamar para as reuniões de trabalho. Na prática, elas chamam quem sabe que vai agregar e atingir um propósito. Além disso, estes encontros devem ser curtos e objetivos. Essas pessoas também garantem que a tecnologia e dados utilizados abrangem os objetivos.
3 – Estabeleça uma pauta
Após saber quem participará da reunião, a pessoa que a marcou estabelece uma pauta. Ela deve conter uma descrição objetiva do conteúdo e de suas metas.
4 – Agenda objetiva
Os objetivos de uma empresa ou projeto são evidenciados na reunião marcada. As metas são bem delineadas, o que cada colaborador deve fazer para atingir o resultado esperado. Além disso, essas pessoas garantem que todos os convidados comparecerão na hora marcada.
5 – Bom humor é um aliado nas reuniões de trabalho
A ciência comportamental mostra que o bom humor é capaz de reduzir o estresse que uma reunião corporativa pode causar. Sendo assim, as pessoas bem-sucedidas sabem redirecionar sentimentos sérios e ruins para algo que todos podem rir, por exemplo. Porém, vale ressaltar que se você não é engraçado e divertido o suficiente, não force isso. O objetivo do bom humor é tornar uma reunião mais agradável e deixar seus participantes mais relaxados, mas sem tirar o foco do encontro.
6 – Trate as reclamações com habilidade
É preciso que a pessoa que marcou a reunião saiba lidar com os participantes que tem mania de reclamar de tudo. Portanto, ele não deve permitir que estes reclamantes interfiram em questões importantes do encontro, querendo abordar assuntos de reuniões de trabalho passadas.
7 – Mantenha o foco e participação da reunião
A pessoa responsável pela reunião deve promover um encontro virtual que vise os participantes não se distraírem e começarem a olhar mensagens do celular. Ela deve manter o foco. Em caso da discussão sair da pauta, ela deve interromper e sugerir que pode ser importante para a próxima reunião.
8 – Saiba compartilhar as responsabilidades
Após o término de uma reunião, as pessoas bem-sucedidas distribuem atas. Nelas são destacadas as tomadas de decisões e os planos de ações que serão desempenhados. Além disso, ainda designam funções e responsabilidades, e indicam ações aos que não estavam presentes.
9 – Feedbacks
Uma coisa que é muito importante nos dias atuais é saber ter um feedback das reuniões de trabalho. As pessoas responsáveis pelo encontro podem entrar em contato direto com os participantes. A razão disso é para coletar o que elas acharam da reunião, saber se tem mais sugestões, além de alterações para indicar um novo modelo de reuniões, por exemplo.
10 – Estabeleça um plano de longo prazo
Por fim, as partes interessadas devem olhar para as ações futuras com foco nas questões abordadas em reunião. Sendo assim, os líderes conseguem avaliar o acompanhamento do trabalho.
Todavia, eles também observam como a estrutura desse encontro e o esboço de ações podem ser melhor avaliados e utilizados para futuras reuniões.
*Foto: Reprodução/Getty Images
